نرم‌افزارهای مبتنی بر تکنولوژی ابری یا نرم‌افزارهای ابری (Cloud-based Software) به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که به‌جای نصب روی دستگاه‌های داخلی، بر روی سرورهای خارج از مرکز، مستقر شده‌اند. این بدان معناست که شما برای استفاده از این نرم‌افزارها نیازی به خرید سخت‌افزار قدرتمند یا نصب نرم‌افزارهای پیچیده ندارید. تنها چیزی که نیاز دارید یک اتصال اینترنتی است. این نرم‌افزارها با نرم‌افزارهای نسل قدیم (Legacy software) تفاوت‌های اساسی دارند که در جنبه‌های مختلفی از جمله نحوهٔ استقرار، هزینه‌ها، امنیت، نگهداری و قابلیت ارتقا قابل‌مشاهده است.
۱. استقرار و اجرا
نرم‌افزارهای ابری:
- در این نوع نرم‌افزارها، داده‌ها و برنامه‌ها بر روی سرورهای ابری (Cloud Servers) قرار دارند و کاربران از طریق اینترنت به آنها دسترسی دارند.
- با استفاده از نرم‌افزارهای ابری، اصناف می‌توانند از هر دستگاهی با اتصال به اینترنت، به داده‌ها و اطلاعات خود دسترسی داشته باشند. این امکان، به‌ویژه برای کسب‌وکارهایی که دارای شعب مختلف یا کارمندان دورکار هستند، بسیار مفید است.
- نیازی به نصب و نگهداری داخلی نیست.
- به‌روزرسانی‌ها و ارتقاها با تأیید شما، به‌صورت خودکار توسط ارائه‌دهنده سرویس انجام می‌شود.
نرم‌افزارهای نسل قدیم:
- معمولاً بر روی سرورهای داخلی یا کامپیوترهای کاربران نصب می‌شوند.
- نیاز به نگهداری و مدیریت داخلی دارند.
- به‌روزرسانی‌ها و ارتقاها به‌صورت دستی توسط تیم IT انجام می‌شود.
۲. هزینه‌ها
- نرم‌افزارهای ابری:
- با استفاده از نرم‌افزارهای ابری، نیاز به خرید سرور، نرم‌افزارهای داخلی و سخت‌افزارهای جانبی از بین می‌رود. همچنین هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی نیز به طور قابل‌توجهی کاهش می‌یابد.
- هزینه‌های اولیه کمتری دارند، زیرا نیاز به خرید و نگهداری سخت‌افزارهای گران‌قیمت داخلی ندارند.
- معمولاً بر اساس مدل اشتراکی (Subscription-based) فروخته می‌شوند.
- نرم‌افزارهای نسل قدیم:
- هزینه‌های اولیه بیشتری دارند، زیرا نیاز به خرید سخت‌افزار و نرم‌افزار داخلی دارند.
- هزینه‌های نگهداری و ارتقای آن ممکن است بالا باشد.
۳. امنیت
- نرم‌افزارهای ابری:
- ارائه‌دهندگان ابری معمولاً دارای سیستم‌های امنیتی پیشرفته‌ای هستند.
- اغلب ارائه‌دهندگان نرم‌افزارهای ابری، اقدامات امنیتی قوی برای محافظت از داده‌های کاربران خود به کار می‌گیرند. این امر باعث می‌شود که اصناف با خیالی آسوده به اطلاعات خود در فضای ابری اعتماد کنند.
- کاربران باید اطمینان حاصل کنند که ارائه‌دهنده سرویس ابری موردنظرشان، دارای گواهینامه‌های امنیتی معتبر باشد.
- نرم‌افزارهای نسل قدیم:
- امنیت باید توسط تیم IT مدیریت شود که ممکن است نیاز به منابع و تخصص بیشتری داشته باشد.
- بسته به زیرساخت‌های داخلی، ممکن است آسیب‌پذیرتر باشند.
۴. نگهداری و پشتیبانی
نرم‌افزارهای ابری به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شوند و اصناف نیازی به نصب نسخه‌های جدید یا اعمال تغییرات بصورت دستی ندارند. این ویژگی باعث می‌شود که همیشه از آخرین امکانات و قابلیت‌های نرم‌افزار بهره‌مند شوند.
- نرم‌افزارهای ابری:
- پشتیبانی و نگهداری توسط ارائه‌دهنده سرویس انجام می‌شود.
- به‌روزرسانی‌ها به‌صورت خودکار و بدون دخالت کاربران انجام می‌شود.
- نرم‌افزارهای نسل قدیم:
- نیاز به تیم داخلی برای نگهداری و پشتیبانی دارند.
- به‌روزرسانی‌ها ممکن است نیاز به توقف سیستم و برنامه‌ریزی دقیق داشته باشد.
۵. قابلیت ارتقا و انعطاف‌پذیری
باتوجه‌به نیازهای کسب‌وکار، می‌توان به‌راحتی ظرفیت نرم‌افزار ابری را افزایش یا کاهش داد. این امر باعث می‌شود که اصناف بتوانند با تغییرات بازار و رشد کسب‌وکار خود به‌خوبی سازگار شوند.
- نرم‌افزارهای ابری:
- به‌راحتی قابل ارتقا و مقیاس‌پذیر هستند.
- می‌توانند با نیازهای کسب‌وکار تغییر کنند و به‌سرعت به‌روزرسانی شوند.
- نرم‌افزارهای نسل قدیم:
- ارتقا و تغییرات عموماً زمان‌بر و پرهزینه باشد.
- انعطاف‌پذیری کمتری دارند و ممکن است نیاز به تغییرات اساسی در زیرساخت‌ها باشد.
مزایای کلی نرم‌افزارهای ابری
- مدیریت بهتر موجودی: با استفاده از نرم‌افزارهای ابری، اصناف می‌توانند به‌صورت دقیق و لحظه‌ای موجودی کالاهای خود را کنترل کنند و از کمبود یا مازاد کالا جلوگیری کنند.
- اتوماسیون فرایندها: بسیاری از فرایندهای تکراری مانند صدور فاکتور، مدیریت مشتریان و حسابداری را می‌توان به‌صورت خودکار انجام داد و در نتیجه زمان و هزینه‌های پرسنلی را کاهش داد.
- گزارش‌گیری دقیق: نرم‌افزارهای ابری امکان تولید انواع گزارش‌های مالی، فروش و مشتریان را فراهم می‌کنند که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
- ارتباط بهتر با مشتریان: با استفاده از نرم‌افزارهای ابری می‌توان سیستم‌های CRM را پیاده‌سازی کرد و به‌این‌ترتیب ارتباط با مشتریان را بهبود بخشید و وفاداری آنها را افزایش داد.
- افزایش بهره‌وری: با حذف کارهای تکراری و خودکارسازی فرایندها، بهره‌وری کارمندان افزایش می‌یابد.
- کاهش زمان راه‌اندازی: نرم‌افزارهای ابری را می‌توان به‌سرعت راه‌اندازی و استفاده کرد.
- کاهش مصرف انرژی: با استفاده از منابع اشتراکی، مصرف انرژی کاهش می‌یابد.
چه کسب‌وکارهایی باید از نرم‌افزارهای ابری استفاده کنند؟
- کسب‌وکارهای کوچک و متوسط: برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند بدون سرمایه‌گذاری اولیه، از نرم‌افزارهای پیشرفته استفاده کنند.
- کسب‌وکارهایی با رشد سریع: برای کسب‌وکارهایی که نیاز به یک سیستم انعطاف‌پذیر و مقیاس‌پذیر دارند.
- کسب‌وکارهایی که به دسترسی از راه دور نیاز دارند: برای کسب‌وکارهایی که کارمندان آنها در مکان‌های مختلف کار می‌کنند.
- کسب‌وکارهایی که به دنبال کاهش هزینه‌ها هستند: برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند هزینه‌های مربوط به نرم‌افزار و سخت‌افزار را کاهش دهند.
جمع‌بندی
در کل، نرم‌افزارهای ابری یک راه‌حل مقرون‌به‌صرفه، انعطاف‌پذیر و امن برای کسب‌وکارها هستند که به آنها امکان می‌دهد تا با سرعت بیشتری رشد کنند و به رقابت بپردازند. انتخاب بین نرم‌افزارهای مبتنی بر تکنولوژی ابری و نرم‌افزارهای نسل قدیم بستگی به نیازها و منابع کسب‌وکار دارد. اگر نیاز به انعطاف‌پذیری، کاهش هزینه‌های اولیه و مدیریت ساده‌تر دارید، نرم‌افزارهای ابری گزینهٔ بهتری هستند. اما اگر نیاز به کنترل کامل بر روی داده‌ها و زیرساخت‌ها دارید و منابع لازم برای مدیریت آنها را دارید، نرم‌افزارهای نسل قدیم ممکن است مناسب‌تر باشند.
